Автоматизация бизнес-процессов является эффективным способом для оптимизации работы компании и сокращения затрат. Она позволяет освободить сотрудников от рутинных задач, повысить производительность труда и улучшить качество предоставляемых услуг или продукции. Автоматизация может значительно увеличить эффективность и конкурентоспособность бизнеса на всех уровнях.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Автоматизация бизнес-процессов – это внедрение программного обеспечения и технологий, которые позволяют выполнять рутинные задачи и операции автоматически без необходимости вручную вмешиваться.
Для чего она нужна?
- Экономия времени и ресурсов: Автоматизация помогает ускорить процессы выполнения задач, сократить затраты на персонал и повысить продуктивность.
- Повышение эффективности: Автоматизация позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, и повысить качество выполнения операций.
- Улучшение клиентского опыта: Благодаря автоматизации процессов можно обеспечить быструю реакцию на запросы клиентов, улучшить сервис и повысить удовлетворенность клиентов.
- Поддержка принятия решений: Автоматизированная система предоставляет данные и аналитику, что помогает бизнесу принимать более обоснованные стратегические решения.
- Снижение рисков: Автоматизация позволяет следить за выполнением стандартов и правил, минимизируя возможность ошибок и недочетов.
Разница между автоматизацией и цифровизацией
Автоматизация:
- Автоматизация бизнес-процессов включает в себя использование программ и технологий для автоматического выполнения определенных задач или операций.
- Процессы остаются под контролем человека, который управляет и мониторит работу системы.
- Например, в случае установки CRM-системы для менеджера по продажам, он по-прежнему участвует в процессе, нажимая кнопки и управляя программой.
Цифровизация:
- Цифровизация – это более глубокий процесс, который предполагает полное преобразование бизнес-процессов через цифровые технологии.
- Целью цифровизации является создание полностью автоматизированных систем, исключающих человеческий фактор из процесса.
- Например, в случае цифровизации работы менеджера по продажам, все этапы от обзвона клиентов до завершения сделок выполняются автоматически без необходимости активного участия человека.
Процессы, которые можно автоматизировать
- Обработка сделок.Автоматизация процесса обработки заказов, контрактов и соглашений, что помогает ускорить процесс заключения сделок и повысить эффективность работы.
- СМС- и email-рассылки. Автоматизация отправки уведомлений, рекламных сообщений или информационных рассылок по электронной почте и SMS, что позволяет поддерживать связь с клиентами без необходимости вручную отправлять каждое сообщение.
- Документооборот. Автоматизация процесса обработки, подписания и хранения документов, включая согласование, управление версиями и распределение документов между сотрудниками компании или сторонними организациями.
- Бухгалтерский и складской учёт. Автоматизация бухгалтерии и учета товаров на складе, включая ведение финансовых записей, формирование отчетности, управление запасами и контроль за движением товаров.
- Проведение платежей. Автоматизация процесса проведения платежей, включая выставление счетов, оплату счетов, автоматическое списание средств, мониторинг финансовых транзакций.
Наше рекомендация — начинать автоматизацию с типовых процессов. Для каждого стандартного процесса существуют готовые облачные решения, которые можно успешно внедрить самостоятельно или при помощи небольшой команды интеграторов. Это особенно удобно для малых компаний.
Более сложные операции, такие как управление производством, контроль качества продукции и персоналом, также можно автоматизировать. Однако это скорее подходит для средних и крупных предприятий. Для реализации таких задач потребуются комплексные системы, специалисты по разработке и значительный бюджет.
Автоматизация может быть полезна
Автоматизация бизнес-процессов может быть востребована в организациях любого размера, однако не каждой компании необходима сложная автоматизация.
Первым шагом стоит определить процессы, которые желаете оптимизировать, и оценить время, затрачиваемое сотрудниками на их выполнение вручную. Оценка этого показателя позволит оценить целесообразность внедрения автоматизации в эти процессы.
Для малого бизнеса наилучшим решением будет использование стандартных решений, не вкладывая значительные суммы в индивидуальные проекты. Почти каждая облачная программа предлагает пробный период или бесплатный тариф с основными функциями, что позволяет оценить их соответствие вашим задачам.
Предположим, раньше в компанию поступало 10 заявок в день, которые менеджер успевал обработать за 3 часа, тратя остальное время на другие рутинные задачи. В настоящее время, с увеличением числа заявок до 50 в день, менеджеру не хватает даже целого рабочего дня на их выполнение. Для решения данной ситуации возможно найм второго менеджера или внедрение CRM системы для автоматизации обработки заявок.
В случае дальнейшего роста потока заявок, оптимальным решением может быть сочетание найма дополнительного персонала и внедрение CRM системы. Это позволит эффективно управлять заявками, повысить производительность и готовность к росту бизнеса.
Крупные компании часто стремятся автоматизировать не отдельные процессы, а всю свою бизнес-структуру с целью создания единой и эффективной системы. Хотя такие проекты могут быть затратными, они способствуют значительному увеличению производительности и эффективности бизнеса.
Для успешной реализации данного подхода необходимо разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программные решения, проводить глубокий анализ процессов и детальное изучение всех аспектов бизнес-модели компании. Только таким образом можно обеспечить интеграцию всех элементов в единую систему, что позволит управлять бизнесом более эффективно.
Без автоматизации крупным компаниям сложно эффективно масштабироваться и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Поэтому инвестиции в автоматизацию процессов являются важным шагом для обеспечения устойчивого развития и конкурентоспособности на рынке.
Ситуации, когда автоматизацию процессов лучше отложить
- Бизнес находится в стадии запуска
- Компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых
- Оборот компании до 1 миллиона рублей в меся
- Бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются
- Расходы на автоматизацию превышают ожидаемую выгоду
Кто осуществляет автоматизацию для предприятий?
Интеграторы играют ключевую роль в процессе автоматизации бизнеса. Это специалисты, которые занимаются внедрением и настройкой программных решений в компаниях. Они берут на себя задачу разработки и отладки программ, моделирования процессов, адаптации и настройки систем под уникальные потребности компании.
Предприниматели часто обращаются к интеграторам, поскольку процесс самостоятельной конфигурации и внедрения сложных программ требует времени, усилий, знаний и опыта. Интеграторы помогают оптимизировать работу бизнеса, улучшить эффективность процессов и повысить результативность деятельности.
Использование услуг интеграторов позволяет предпринимателям сосредоточиться на своих основных задачах, не тратя собственные ресурсы на глубокое изучение и внедрение программных решений. Работа с интеграторами обеспечивает компаниям профессиональный подход к автоматизации и оптимальное использование доступных инструментов для достижения поставленных целей.
Возможно два подхода к процессу автоматизации бизнеса:
- Подбор решения совместно с подрядчиком:
- Предварительно находят интеграторов, которые будут участвовать в выборе оптимального решения для автоматизации бизнес-процессов.
- Выбор решения перед привлечением интеграторов:
- Первоначально предприниматель самостоятельно выбирает сервис для автоматизации, например, CRM или ECM-систему, проводит тестирование и понимает необходимость помощи интегратора.
Обычно процесс автоматизации развивается следующим образом:
- Предприниматель выбирает подходящий сервис для автоматизации на пробном периоде и осознает, что настройка системы требует специализированных знаний.
- По окончании пробного периода сервис предлагает услуги внедрения либо своими силами, либо через интеграторов, с которыми сотрудничает. Выбор интегратора зависит от условий и стоимости его услуг.
- Интеграторы проводят анализ, составляют план внедрения, описывают процессы для автоматизации и настраивают систему в соответствии с потребностями компании.
- Также интеграторы обучают сотрудников работе в новой системе, гарантируя правильную её настройку и функционирование. Сложность автоматизации зависит от функциональности и может занять от нескольких недель до полугода.
Современное внедрение систем автоматизации бизнеса часто организуется онлайн, что позволяет проводить переговоры, обучение и настройку удалённо. Процесс обучения и внедрения ведется через видеосвязь, а конфигурацию системы осуществляют через удаленный доступ.
Популярные системы для автоматизации бизнеса
Существует множество групп программных решений, которые используются для автоматизации различных бизнес-процессов. Эти системы могут быть классифицированы в зависимости от их назначения и функциональности. Иногда одна программа может содержать элементы нескольких групп, обеспечивая комплексное решение.
CRM (Customer Relationship Management)
CRM-системы предназначены для управления продажами и клиентским сервисом. Они помогают автоматизировать сбор информации о клиентах, обработку заявок и взаимодействие с клиентами компании.
Система CRM объединяет все заявки и заказы в единой воронке продаж. Она позволяет отправлять сообщения клиентам, передавать документы и автоматически осуществлять звонки заказчику. На разных этапах воронки можно настроить индивидуальные автоматические действия, что способствует эффективной организации процессов продаж и улучшению взаимодействия с клиентами.
HRM (Human Capital Management)
HRM, или системы управления человеческим капиталом, предназначены для автоматизации процессов кадровых служб и эффективного управления персоналом. Они особенно полезны для компаний с обширным штатом, начиная от 50 человек.
Эти системы помогают автоматически проводить расчеты заработной платы и вести актуальные кадровые документы. Кроме того, они облегчают работу с соискателями, ведут базу вакансий и информацию о сотрудниках, управляют календарем отпусков и больничных. HRM также помогают следить за своевременностью медицинских осмотров и проведением инструктажей по охране труда.
ECM (Enterprise Content Management)
Системы управления корпоративным цифровым контентом (ECM) предназначены для эффективного управления документами в компании. Основная функция ECM – обеспечение электронного документооборота.
ECM значительно упрощает процессы работы с документами в организации. Без использования ECM все документы, такие как договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления, создаются на бумаге, требуют ручного согласования и подписи. С помощью ECM каждый документ имеет цифровой аналог, который может быть подписан и отправлен назначенным лицам без необходимости покидать рабочее место.
BPM (Business Process Management)
Системы управления бизнес-процессами (BPM) предназначены для моделирования и управления всеми бизнес-процессами компании в целом, а не отдельными частями.
BPM не ограничиваются упрощением отдельных аспектов работы бизнеса, они помогают визуализировать все процессы в компании и находить способы их оптимизации. Они используются для планирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, что позволяет компаниям эффективнее выстраивать свою деятельность.
Оптимизация процессов продаж с использованием автоматизации: иллюстрация на примерах
Оптимизация бизнес-процессов компании, продающей кровельные материалы, с использованием OkoCRM
Проблема №1: Задержка в обработке заявок от клиентов
- Ситуация:Заявки поступают на несколько сайтов, обрабатываются четырьмя менеджерами, информация хранится в записных книжках и Excel, а клиентам звонят с обычных телефонов.
- Цель:Оптимизация процессов обработки заявок и ускорение согласования сделок.
- Инструмент оптимизации:Внедрение OkoCRM и интеграций.
Решение:
- Автоматизированная обработка заявок через CRM:
- CRM собирает заявки со всех сайтов и создает сделки автоматически.
- Менеджеры получают уведомления о новых задачах в Telegram, что позволяет реагировать быстрее.
- Время ожидания ответа сокращается до 3–5 минут.
- Организация рабочего процесса в CRM:
- Настройка очереди в CRM для распределения заявок между менеджерами.
- Если один менеджер занят, система автоматически направляет заявку свободному сотруднику.
Проблема №2: Пропущенные звонки и отсутствие фиксации
- Ситуация:Клиенты не всегда дозваниваются в офис, что может привести к пропущенным звонкам без фиксации.
- Решение:Интеграция CRM и IP-телефонии для эффективного управления звонками:
- Сервис распределяет звонки между менеджерами на их личные телефоны в зависимости от занятости.
- Если один менеджер занят разговором, звонок автоматически направляется другому, обеспечивая возможность клиента дозвониться в любом случае.
Проблема №3: Отсутствие контроля над заявками и сделками
- Ситуация:Руководитель не имеет полной информации о поступлении заявок и проделанной работе по ним.
- Решение:Внедрение функционала CRM для контроля и управления задачами:
- CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки, после истечения которого заявка попадает в список просроченных.
- Руководитель следит за списком просроченных заявок, изменяет ответственных при необходимости.
- В конце дня все сделки обработаны, менеджеры равномерно нагружены, что предотвращает простои и потерю заявок.
- Аналитика позволяет руководителю видеть активность и эффективность работы каждого сотрудника.
Проблема №4: Ручная подготовка документов
- Ситуация:Менеджеры тратят много времени на ручную подготовку документов (счетов, договоров), что занимает около 20 минут на один документ.
- Решение:Создание типовых шаблонов документов в CRM:
- Система автоматически заполняет шаблоны документов данными из клиентской карточки.
- Время подготовки документа сокращается до 2 минут, что значительно увеличивает эффективность работы менеджеров и освобождает их от рутины.
Проблема №5: Потеря сообщений клиентов в мессенджерах
- Ситуация:Менеджеры упускают сообщения клиентов в мессенджерах, что приводит к потере потенциальных клиентов в пользу конкурентов.
- Решение:Интеграция мессенджеров с CRM для эффективного управления коммуникацией:
- Все сообщения из мессенджеров автоматически поступают в CRM и привязываются к соответствующей клиентской карточке.
- CRM создает автоматически задачи “Ответить клиенту” для менеджеров, обеспечивая своевременный отклик на запросы клиентов.
После внедрения автоматизации процессов сократились временные рамки обработки заявок и утверждения сделок. Клиенты теперь непрерывно на связи с менеджерами, что привело к существенному снижению потерь в продажах.
Значение автоматизации в бизнесе
Автоматизация включает в себя внедрение программных решений, которые берут на себя часть бизнес-процессов, облегчая ведение компании и её масштабирование.
Не каждой компании необходима автоматизация бизнес-процессов. Она особенно полезна для развивающихся фирм с активной динамикой, помогая ускорить их рост. В случае отсутствия значительного прогресса, целесообразно сначала размышлять о способах достижения успеха без автоматизации.
Для внедрения автоматизации требуется помощь интеграторов — специалистов, которые за вознаграждение настраивают процессы, помогают выбрать подходящий сервис и внедряют его в деловую среду.
Существует множество категорий программ для автоматизации, классифицируемых по направлениям оптимизации процессов. Рекомендуется не вводить все изменения одновременно, а выбирать те направления, где требуется наибольшая поддержка со стороны алгоритмов, и начинать с автоматизации именно их.